¿Por qué es necesario llevar al día la contabilidad?

Muchas de las pequeñas empresas, emprendimientos o iniciativas familiares terminan fracasando estrepitosamente porque se escapan detalles que pudieron haberse detectado y corregido con la simple práctica de llevar correctamente la contabilidad del negocio.

Es una verdad de perogrullo, pero vale la pena recordarlo: los negocios sólo son buenos si generan más ganancias que pérdidas. Es decir, si el total de dinero obtenido por los bienes o servicios comercializados es mayor que el invertido para poder ofrecerlos.

 

Claro está que en muchos negocios hay una inversión inicial que no se va a recuperar inmediatamente, sino que se requiere del inicio de la empresa y la generación de beneficios durante un tiempo de actividad para empezar a amortizar el dinero invertido. Por ejemplo, al abrir una tienda, son necesario unos gastos iniciales que cubran los costos del local, los costos de acondicionarlo y mercancías o materias primas necesario para arrancar.

Como no se va a vender toda la mercancía de un solo golpe, pasará algún tiempo hasta que las ganancias superen toda esa inversión. Pero a veces la espera se hace eterna y el momento no llega. Veamos por qué.

 

La tragedia de no saber qué falla

Siguiendo con el ejemplo de las tiendas físicas, en la mayoría de los casos nos encontramos en los siguientes fallos que impiden la generación de beneficios:

1. Horario: supongamos que una tienda abre un día a las 8:00, otro día a las 9:00, otro día a las 10:00 y luego otra vez a las 8:00. La clientela no puede confiar en que la tienda esté abierta en el momento en que va a buscar las mercancías y termina asistiendo a la competencia.
2. Deficiente reposición de inventario: una tragedia para un comercio es que un producto sea muy exitoso y se venda mucho, y súbitamente no quede más en existencia, teniendo que esperar la clientela a que la tienda vuelva a surtirse. Normalmente lo que ocurrirá es que los clientes, otra vez, irán a la competencia a buscar el producto.
3. Costos mal calculados: si una familia decide vender bocadillos en una feria, es fundamental que se calculen todos los elementos requeridos para que el bocadillo esté disponible durante el tiempo en el que esté abierta la feria. Un error común es calcular sólo el valor de los ingredientes de la del bocadillo.
4. Hurto: puede ocurrir que un cajero, un dependiente o hasta un socio esté extrayendo dinero o productos de la empresa que se ha iniciado, causando un desbalance en el flujo de caja o la falta de un determinado artículo, que no sólo falta, sino que no se podrá vender.

En todos estos casos, y sin duda que hay muchísimos más, la falla central es la falta de control sobre los activos de la empresa, lo cual se lleva a cabo por medio de cálculos contables.

 

La contabilidad permite prevenir cualquier desorden

Los casos mencionados pudieron prevenirse llevando correctamente la contabilidad.

En el primer caso, el cálculo de las horas de trabajo habría permitido detectar la irregularidad en el horario de apertura. En el segundo caso, manejar inventario habría evitado quedarse sin producto y se habría realizado un nuevo pedido a tiempo.

En el tercer caso, la contabilidad habría revelado que faltaba calcular los costos de transporte, electricidad o gas para cocinar los bocadillos, cubiertos desechables y cualquier otro gasto necesario para producir y vender el producto. En el último caso las explicaciones sobran.

Todos pensaban que sus negocios iban marchando perfectamente, pero la falta de un buen sistema de contabilidad los dejó indefensos.

Actualmente los emprendedores no tienen por que saber de contabilidad ya que existe software de apoyo como miskuentas, que facilitan esa tarea. Es un sistema sencillo, que se descarga gratuitamente, adaptable a las características de cada emprendimiento y no requiere conocimientos previos por parte del usuario.

Llevar correctamente la contabilidad es hoy más fácil, pero no debes descuidarla en ningún momento. Es casi más necesaria que cualquier otro aspecto del negocio si quieres que éste tenga éxito.