Las reuniones de negocio dependen de muchos factores para que sean exitosas. Todos saben que una reunión es un espacio dedicado para la discusión, organización o generación de ideas o proyectos, pero la mayoría tiende a convertirlas en charlas unidireccionales que bien podrían ser sustituidas por un simple correo electrónico.
La consecución de los objetivos depende de estas reuniones, sobre todo en empresas que están en proceso de creación o crecimiento, así que hay que tomárselas en serio. Puliendo los siguientes detalles es posible optimizar el proceso y sacar un provecho real de cada cita.
No la convoques si no es necesaria
¿Estás seguro de que es necesario convocar una reunión para eso? Los grandes emprendedores evalúan mucho el motivo por el cual se realiza la reunión. Los líderes deben decidir si tiene suficiente peso para sacrificar el tiempo y la producción de las personas que asistirán.
En la gran mayoría de situaciones, bastará con email, con un vídeo explicativo o con un cuestionario digital que recoja las opiniones y propuestas de los trabajadores.
Trata de hacer una agenda simple y práctica
Si existe una razón que precise de una reunión dentro de la empresa, asegúrate de hacer una agenda que sea sencilla, concisa y directa. Una agenda de este tipo ayuda a la correcta asimilación de la idea y promueve la participación de los convocados.
Aplica nuevas reglas a las sesiones
Una tendencia que ha ido volviéndose viral entre líderes y cabezas de equipo es realizar las reuniones de pie, con la finalidad de implicar todavía más al equipo.
La misma tendencia ha evolucionado hasta llevar los encuentros a localizaciones exteriores, y con una dinámica diseñada para potenciar la atención y concentración de los participantes en el objetivo a conseguir.
Limita el número de asistentes a la reunión y nombra un líder
Estos dos factores son enormemente importantes para que la reunión sea un éxito.
Es común en negocios pequeños y medianos convocar a gran parte del equipo para discutir ideas o proyectos en la reunión. La intención es involucrarlos en las decisiones de valor de la empresa, pero lo resultados nunca son los esperados. Es primordial convocar solo a personal esencial, por ejemplos, a los jefes o líderes de departamento.
Por otro lado, para evitar desencuentros y debates innecesarios entre todos los asistentes, es recomendable delegar la batuta en un líder que re-direccione las voces involucradas hacia los objetivos que se buscan.
Promueve activamente la participación
Las mejores ideas suelen venir de los lugares, momentos y sujetos menos esperados. Logra que todas las personas citadas participen en el encuentro, y escucha con atención las propuestas de todas y cada una de ellas, pero con cuidado de no dilatar los tiempos y cumpliendo la agenda prevista.
No satures al personal con muchas reuniones
Debes evitar que los trabajadores vean las reuniones como parte de las tareas rutinarias de la empresa, ya que se ha demostrado que cuanto mayor es el número de convocatorias, más desmotivados están los participantes y menos productivos son los encuentros.
Si, reduciendo al máximo el número de sesiones, aún se necesitan muchas para conseguir los objetivos, puede ser buena idea salirse de la agenda de vez en cuando. Siempre que se traten todos los temas previstos en la orden del día, varios paréntesis a lo largo de la reunión dinamizarán a los participantes y reconducirán su atención hacia los temas importantes.
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