Como parte de una medida para incrementar la satisfacción laboral, permitir la conciliación familiar, y generar espacios laborales mucho más amenos, se ha introducido la ley Crea y Crece que determina una serie de disposiciones que establecen cambios en el ámbito laboral.
Estas adaptaciones requieren de cambios importantes dentro del ámbito laboral, y una de las que más llama la atención es la del fichaje digital obligatorio.
De ahora en adelante, todas las empresas están obligadas a llevar un registro completo y verificable del horario de los empleados, y en caso de no hacerlo, podrían enfrentar multas.
Como se trata de algo relativamente nuevo, puede generar especial duda, pero tranquilo, porque hoy te contaremos sobre los requisitos legales, y los efectos de la ley.
¿Qué es el fichaje digital obligatorio?
Aunque uno de los asuntos que mayor atención ha atraído es la reducción de horas laborales, en realidad no es el único aspecto que la ley Crea y Crece toca.
Uno de los más importantes es el fichaje digital obligatorio que es una medida que busca mejorar el control del horario de los trabajadores en sistemas de registro de entrada y salida para mejorar la gestión de los turnos y las horas trabajadas.
Antes, se usaban sistemas poco eficientes, alterables y que podían presentar errores de lectura, pero eso es parte del pasado.
Ahora, se han diseñado nuevos programas mucho más eficientes, y que cumplen con las recientes ordenanzas para evitar problemas con la ley.
¿Cuáles son los requisitos legales del fichaje digital obligatorio?
Algo que es importante tener en cuenta es que el fichaje digital no es opcional, sino obligatorio. Eso quiere decir que todas las compañías tienen que contar con un sistema de control de horas trabajadas en el día para poder cumplir con la ley.
El asunto, es que no todos los sistemas son eficientes, ni cuentan con los requisitos que la legislación exige.
Pero tranquilo, CEGID ofrece soluciones de calidad, que permiten control total, y que han sido diseñados considerando las exigencias de ley. Y eso se debe a que cuenta con:
Registro de horario digital
El sistema en el que se registran los datos debe ser digital, y seguro. Así pues, se espera que el programa pueda almacenar información, y mantenerla a salvo.
Además, no son aceptados los sistemas que están basados en datos biométricos por considerarlos poco precisos.
Datos completos
El sistema tiene que registrar los datos de la empresa y de los empleados. Así mismo, cada registro tiene que hacerse a diario, y recogerá los datos de la compañía y del trabajador que ha completado el registro.
Otros datos que tienen que aparecer son la fecha de la jornada, la hora de inicio y finalización del turno.
Archivado adecuado
Además de registrar y procesar la hora de entrada y salida de cada empleado, el software debe almacenar la información de forma adecuada.
Es fundamental que los datos se guarden al instante, se organicen con claridad para facilitar la visualización.
Disponibilidad
Por ley, los datos que registre el sistema tienen que estar almacenados y disponibles para su revisión en cualquier momento en un periodo de 4 años posteriores al día del registro.
Aunque se trata de información confidencial, los empleados, representantes y la Inspección del Trabajo y Seguridad Social tienen derecho a acceder a estos datos si lo creen propicio.
Después de que transcurran los 4 años, la compañía tiene la libertad de desechar los datos si lo necesita.
Accesibilidad
Los datos que archiva el software tienen que ser accesibles para su visualización para la toma de decisiones, pero también para la Inspección del trabajo.
Si se lleva a cabo una inspección, se debe poder acceder al sistema, y observar la información que allí contiene. Además, debe garantizar el acceso telemático, y no exclusivamente presencial.
¿En todos los casos es obligatorio el fichaje digital?
En ocasiones, algunas leyes se pueden aplicar o no en diferentes grupos en función de las necesidades.
Pero en este caso, el Real Decreto de ley que rige la nueva ley Crea y Crece, exige que todas las empresas mantengan un registro diario de la jornada laboral de los empleados.
Lo anterior nos deja claro que todos los trabajadores, sin importar cuál sea la categoría, si trabaja en el sector público o privado, o si trabaja en una empresa pequeña o grande tiene que realizar el registro de su jornada laboral.
Pero… ¿Existen algunas excepciones? Lo cierto es que sí, y tal es el caso de los trabajadores que tienen un régimen de libre disponibilidad, y no trabajan en un horario específico.
Esta excepción aplica para casos específicos, como las personas que trabajan en el hogar, desempeñan labores de alta dirección, son deportistas profesionales, artistas, abogados en libre ejercicio y todo trabajo que haya sido clasificado como de libre jornada.
Así pues, todos los trabajos que no cuenten con las características antes descritas tienen la obligación de suministrar a sus empleados un sistema de fichaje digital, como los que CEGID ofrece.
¿Cuáles métodos de fichaje han quedado fuera de la ley?
Con la llegada de la nueva ley, es indispensable que las empresas se adapten a las ordenanzas. Eso significa que tienen que dejar de usar los sistemas de registro de horarios obsoletos, para comenzar a familiarizarse con los que sí cumplan con la ley. Y eso aplica para los siguientes modelos:
Sistemas biométricos
Aunque parecían ser ideales hace algunos años, los sistemas biométricos ya no son válidos, pues son poco verificables.
Así que los fichajes por huella dactilar, reconocimiento facial, y similares ahora son ilegales, a menos que no exista otra opción posible.
Sistemas analógicos
El objetivo de la ley es aumentar la verificabilidad de los datos, y si se usan métodos analógicos, es imposible.
Por ello quedan descartados los registros hechos en papel, con plantillas de registro o tarjetas de cualquier clase.
Entonces, para evitar sanciones, lo mejor es confiar en profesionales en el área, como CEGID, que brinda soluciones que cumplen con la ley, y mejoran los procesos en empresas de todas las áreas y tamaños.
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