Las Oficinas de Gestión de Proyectos (OGP) suelen encontrarse dentro de una empresa para evaluar y garantizar el buen desarrollo de un proyecto. Este departamento es necesario para aumentar la eficiencia del equipo y asegurarse de que se estandaricen los procesos.
Dentro de sus funciones se encuentra la de ofrecer formación a quien lo necesite. Pero también hacen un seguimiento del desenvolvimiento del proyecto y de las métricas para dejar constancia escrita de cuáles son las buenas prácticas o dónde están los puntos de mejora.
La oficina de gestión de proyectos debe estar informada sobre cuáles son los principales objetivos y quiénes forman las partes interesadas. En base a esto, ayudan a priorizar labores en el equipo, y se encargan de comunicar los avances a los ejecutivos y personas interesadas.
Es importante que las tareas sean elaboradas y diseñadas para alcanzar los objetivos de la empresa. Si no es así, la OGP está ahí para que todo mantenga un orden efectivo.
¿Realmente se utilizan las OGP?
Cada vez son más las empresas que optan por crear una OGP. De hecho, el 30% de las empresas que aún no cuentan con el departamento, mantienen en planes su creación para el próximo año. La implementación de esta oficina ha pasado del 11% al 80% entre los años 2000 y 2012. Se espera que su crecimiento siga en aumento.
La mayor parte de las empresas que cuentan con una OGP se encuentran en la industria de la salud o de las finanzas. De hecho, este departamento existe en el 93% de las empresas en esos sectores. También está muy presente en la industria de la informática, situándose en el 85% de las empresas.
Otro sector en el que se encuentra es en el de fabricación, en el 78% de las empresas de este tipo.
¿Cómo mejoran los proyectos?
Lo hacen al asegurar que continuarán realizando acciones que van de la mano con los objetivos, hasta cumplirlos. Se ajustan al presupuesto y al menos un 28% de los proyectos de los que forman parte logran ser finalizados con la cantidad de dinero establecida en un principio. De esta forma, podrían también generar ahorro en los costes de los procesos.
Como consecuencia, la tasa de trabajos que fallan es muy reducida, se mejora la productividad y, una de las cosas más importantes, se aseguran de que la satisfacción de los clientes también mejore.
Fuentes:
- Heflo. (2016, June 08). Business process management office: 10 reasons to create one. Recuperado el 9 de octubre de 2018 de https://www.heflo.com/blog/bpm/business-process-management-office/
- The Leonardo Blog. (2016, February 06). What is the office of business process management?. Recuperado el 9 de octubre de 2018 de http://blog.leonardo.com.au/what-is-the-office-of-business-process-management
