Digitalización de documentos: la nueva regla para tu empresa

Contar con facturas digitales es un beneficio inmediato para la empresa. Permite ahorrar tiempo y dinero en procesos y trámites y, además, es un paso hacia la digitalización total del negocio…

Vector de un documento online

La tecnología permite automatizar muchos procesos importantes dentro de las pequeñas y grandes compañías, especialmente cuando se trata de documentación contable.  La digitalización de facturas y documentos para empresa puede aportar beneficios como la reducción de costes y errores humanos, y la oportunidad de obtener datos contables en tiempo real.

Sin importar de si se trata de un emprendimiento o de una compañía multinacional, es de vital importancia aprovechar la transformación digital para mejorar y simplificar todos los flujos y procesos de una empresa. En el caso de las facturas, es posible ganar tiempo, recursos humanos recursos físicos y mucha seguridad para la contabilidad final.

En este artículo repasaremos estos y otros beneficios y puntos clave de la digitalización de facturas.

Agencia tributaria española (AEAT)

Lo primero que se debe considerar es contar con la digitalización certificada según las exigencias de la AEAT. Estos parámetros funcionan para certificar, tanto a las empresas como a los clientes, que el documento digital es una copia fiel del documento original físico.

Así mismo, cuando las facturas están correctamente digitalizadas es posible eliminar por completo las versiones impresas (o físicas) de las mismas, ya que ante la AEAT existirá un respaldo de la información y el archivo virtual será igual de válido ante la ley.

Menos espacio y más control

Un beneficio importante de los procesos digitales es que se requiere de mucho menos espacio físico para archivar carpetas o papeles. Esto impacta directamente en el tiempo que se invierte para buscar, almacenar o acceder a los documentos necesarios ya que todo se archiva en plataformas virtuales o en una nube.

Se ahorran los costos de impresiones, archivadores, carpetas, sobres u otros formatos para guardar papeles. También hay una disminución del tiempo que lleva obtener un documento determinado, ya que es posible acceder a este desde cualquier parte, en cualquier horario, y se puede descargar en diferentes formatos (como PDF, Excel, o Word).

Organización y productividad

 Es mucho más fácil clasificar, agrupar y ordenar los archivos digitales en comparación al tiempo que se invierte en la documentación física. Es por esta razón que la transformación digital representa una mejora en cuanto a logística, contabilidad, información financiera y productividad.

Si una empresa ya no debe pasar largas horas etiquetando carpetas y almacenando documentos, este tiempo se puede utilizar en otras actividades que tengan más prioridad y que agilicen los procesos del negocio.

Las facturas contienen información tributaria importante y son elementos claves a la hora de ordenar las finanzas de una empresa. Tenerlas a la mano en formato digital, de fácil acceso y con contenido fiable, permite agilizar el trabajo del equipo contable.

Para lograr esto es posible emplear una nube o sistema propio de la empresa, o bien una plataforma especializada. Incluso existen softwares dedicados exclusivamente a la facturación digital. Lo importante es que la documentación siempre pueda ser ubicada, revisada y descargada por el usuario, para así poder optimizar todos los procesos derivados.

Imagen: Vectorjuice · Freepik

Author: Pablo Quintero

Co-CEO de Proyecto Kulto ● MBA (exchange), Entrepreneurship, Startups and VC - IE Business SchoolIE Business School. ● Full-time MBA, Business Administration and Management - The Australian Graduate School of Management (AGSM) @ UNSW Business School. ● Doctorado en Fisiología y Nutrición, Ciencias de la Nutrición - Universidad de Navarra.

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